El reembolso de los gastos de kilometraje constituye una práctica habitual en muchas empresas españolas que requieren que sus empleados utilicen sus vehículos personales para desplazamientos profesionales. Este mecanismo de compensación busca resarcir al trabajador por los costes derivados del uso de su automóvil en actividades laborales, cubriendo aspectos como el combustible, el desgaste del vehículo, el mantenimiento y la parte proporcional del seguro e impuestos. Con la entrada en vigor de nuevas disposiciones fiscales, resulta fundamental comprender las modalidades disponibles y las tasas aplicables para optimizar tanto la gestión empresarial como el beneficio del empleado.
Marco legal del reembolso de gastos de kilometraje en 2025
Normativa fiscal aplicable al reembolso de desplazamientos profesionales
La regulación del reembolso kilométrico en España se encuentra establecida en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, recogido en el Real Decreto 439/2007. Esta normativa establece los parámetros bajo los cuales las compensaciones por desplazamientos profesionales pueden considerarse exentas de tributación. Desde julio de 2023, el Ministerio de Hacienda actualizó significativamente el límite de exención, elevándolo de 0,19 euros por kilómetro a 0,26 euros por kilómetro mediante la Orden HFP/793/2023. Este ajuste representó un incremento superior al 35 por ciento respecto a la tarifa anterior, que se había mantenido sin cambios desde 2005. Para las comunidades con régimen foral, las cifras son aún más favorables: en Euskadi el límite exento alcanza los 0,29 euros por kilómetro, mientras que en Navarra se sitúa en 0,32 euros por kilómetro. En el caso de las motocicletas de más de 125 centímetros cúbicos, la cuantía exenta se establece en 0,13 euros por kilómetro, y para los ciclomotores de hasta 125 centímetros cúbicos, en 0,07 euros por kilómetro, mientras que las motos en general cuentan con una exención de 0,106 euros por kilómetro.
Obligaciones del empleador y derechos del trabajador
Aunque no existe una obligación legal que imponga a las empresas el pago del kilometraje, la mayoría de los empleadores optan por compensar estos gastos como parte de sus políticas de recursos humanos. El trabajador tiene derecho a recibir una compensación justa por el uso de su vehículo privado en actividades laborales, siempre que estos desplazamientos se produzcan fuera de su centro de trabajo habitual. Es fundamental que el empleado justifique adecuadamente estos gastos mediante documentación detallada que incluya fecha, hora, kilómetros recorridos, destino y motivo del viaje. El empleador, por su parte, debe establecer políticas claras que especifiquen qué desplazamientos son reembolsables, cuánto se compensará por kilómetro y qué documentación se requiere para tramitar la solicitud. Además, la empresa puede declarar estos pagos como gasto deducible en el Impuesto de Sociedades, siempre que estén debidamente justificados y vinculados a la actividad empresarial. Los convenios colectivos de cada sector también pueden establecer tarifas específicas; por ejemplo, el convenio de limpieza de edificios y locales de Bizkaia fija 0,25 euros por kilómetro, el de oficinas y despachos en Madrid establece 0,32 euros por kilómetro, y el de la industria siderometalúrgica de Gipuzkoa alcanza los 0,36 euros por kilómetro.
Tasas estándar de kilometraje: baremo oficial y cálculo actualizado
Tablas kilométricas 2025 según potencia fiscal del vehículo
Las tablas kilométricas oficiales para 2025 mantienen la estructura actualizada en 2023, estableciendo diferencias según el tipo de vehículo utilizado. Para los turismos, el baremo fija una compensación de 0,19 euros por kilómetro como límite exento de tributación, aunque el precio oficial de referencia se sitúa en 0,26 euros por kilómetro, que es la cantidad que cubre de manera más realista los costes asociados al uso del vehículo particular. Esta cifra engloba el combustible, el desgaste y mantenimiento del vehículo, la parte proporcional del seguro del coche y los impuestos relacionados con el vehículo. En el caso de las motocicletas de mayor cilindrada, aquellas superiores a 125 centímetros cúbicos, la tarifa exenta se establece en 0,13 euros por kilómetro. Los ciclomotores hasta 125 centímetros cúbicos cuentan con una tarifa exenta de 0,07 euros por kilómetro. Es importante señalar que estos baremos representan los límites por debajo de los cuales las compensaciones no tributan en el IRPF; cualquier cantidad que exceda estos límites debe ser declarada como rendimiento del trabajo en la declaración de la renta del empleado.
Método de aplicación de las tasas estándar y casos prácticos
El cálculo del reembolso mediante tasas estándar resulta sencillo y transparente. La fórmula básica consiste en multiplicar los kilómetros recorridos por la tarifa por kilómetro establecida. Por ejemplo, si un empleado realiza un desplazamiento profesional de 500 kilómetros y la empresa aplica la tarifa oficial de 0,26 euros por kilómetro, el reembolso total ascendería a 130 euros. Este sistema proporciona previsibilidad tanto para el empleador como para el trabajador, facilitando la planificación presupuestaria y la gestión administrativa. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que algunos gastos adicionales no se incluyen en esta tarifa estándar. Los peajes, parkings y, por supuesto, las multas de tráfico no forman parte de los gastos de kilometraje propiamente dichos. Mientras que las multas nunca son reembolsables por su naturaleza sancionadora, los peajes y aparcamientos suelen compensarse de manera separada mediante la presentación de los justificantes correspondientes. En la práctica, algunas empresas establecen tarifas superiores a las oficiales; según datos de aplicaciones especializadas en gestión de gastos, el precio medio del kilometraje en 2024 se situó en 0,26 euros, aunque algunas compañías llegaron a abonar hasta 3 euros por kilómetro, mientras que el precio mínimo registrado fue de apenas 1 céntimo. Esta disparidad refleja la diversidad de políticas empresariales y sectores de actividad.
Reembolso mediante tasas variables: ventajas y consideraciones
Costes reales justificables para la compensación variable
A diferencia del sistema de tasas estándar, el reembolso mediante tasas variables permite compensar los costes reales en los que incurre el empleado al utilizar su vehículo personal para fines profesionales. Este método requiere una justificación exhaustiva de todos los gastos relacionados con el vehículo, incluyendo facturas de combustible, recibos de mantenimiento y revisiones, póliza de seguro y documentación de impuestos como el impuesto de circulación. Para aplicar este sistema, el trabajador debe mantener un registro detallado de todos los gastos asociados al vehículo y calcular la proporción que corresponde al uso profesional frente al uso personal. Por ejemplo, si un empleado utiliza su coche en un 40 por ciento para actividades laborales, podrá imputar ese porcentaje de todos los costes del vehículo como gasto profesional. Este método resulta especialmente ventajoso cuando los costes reales superan significativamente las tarifas estándar, algo que puede ocurrir con vehículos de alta gama, en zonas con combustible especialmente caro o cuando el mantenimiento del vehículo es elevado. No obstante, la Agencia Tributaria puede solicitar justificantes de los desplazamientos y, en caso de detectar irregularidades, aplicar sanciones de hasta el 150 por ciento del importe no declarado correctamente.
Comparativa entre sistema estándar y variable para optimizar beneficios
La elección entre el sistema estándar y el variable depende de múltiples factores que deben analizarse cuidadosamente. El sistema de tasas estándar ofrece simplicidad administrativa, previsibilidad en los costes y menor carga documental, lo que lo convierte en la opción preferida por la mayoría de las empresas. Además, hasta el límite de 0,26 euros por kilómetro, la compensación está exenta de tributación en el IRPF, lo que supone una ventaja fiscal tanto para el empleador como para el trabajador. Por su parte, el sistema de tasas variables puede resultar más beneficioso cuando los costes reales son superiores a las tarifas estándar, permitiendo una compensación más ajustada a la realidad del empleado. Sin embargo, este método exige una mayor carga administrativa, con la necesidad de conservar y presentar múltiples justificantes, y puede generar complejidades fiscales si no se documenta adecuadamente. Para directivos que utilizan vehículos de alta gama, existe además la figura del fringe benefit o retribución en especie, que se valora en el 20 por ciento del coste de adquisición anual del vehículo. En el ejemplo de un SUV premium de 50.000 euros, esto generaría un fringe benefit de 10.000 euros anuales, que debe integrarse en la base imponible del IRPF del empleado. La empresa debe evaluar qué sistema resulta más eficiente considerando factores como la antigüedad y responsabilidad del trabajador, la política de viajes de la empresa y las especificidades del sector de actividad.
Gestión administrativa y declaración del reembolso de kilometraje
Documentación necesaria y proceso de solicitud de reembolso
La correcta gestión documental constituye un elemento clave para asegurar el cumplimiento normativo y evitar conflictos con la administración tributaria. El empleado debe presentar un parte de kilometraje que incluya información precisa sobre cada desplazamiento: fecha, hora, origen, destino, kilómetros recorridos y motivo del viaje. Esta documentación debe complementarse con facturas de peajes y parkings cuando corresponda. Actualmente, existen herramientas digitales especializadas que simplifican enormemente este proceso. Plataformas como Okticket permiten establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, integrándose con sistemas ERP empresariales y ofreciendo flexibilidad en los medios de pago. Esta aplicación incorpora tecnología de inteligencia artificial mediante su asistente Pelaio para optimizar el control de gastos de forma global. Por su parte, soluciones como Trax-it, desarrollada por Done-it, ofrecen capacidades avanzadas de registro automático de desplazamientos mediante geolocalización, generación de informes detallados, optimización de rutas y verificación por GPS. Estas herramientas no solo reducen la carga administrativa para el empleado, sino que también proporcionan a la empresa mayor control sobre los gastos, ayudando a evitar reclamaciones excesivas, errores de cálculo y posibles fraudes. La implementación de sistemas de monitoreo digital facilita además las auditorías periódicas y asegura el cumplimiento de las políticas internas y la normativa fiscal vigente.
Tratamiento fiscal y cotizaciones sociales asociadas al reembolso
Desde el punto de vista fiscal, el tratamiento del reembolso kilométrico presenta diferentes escenarios según se supere o no el límite exento. Para empleados, las compensaciones que no excedan de 0,26 euros por kilómetro en las comunidades de régimen común, 0,29 euros en Euskadi o 0,32 euros en Navarra están exentas de tributación en el IRPF y no se consideran rendimiento del trabajo. Cualquier exceso sobre estos límites debe declararse como rendimiento del trabajo y tributará según la escala del impuesto. Para los autónomos en régimen de estimación directa, el kilometraje constituye un gasto deducible siempre que esté vinculado a la actividad económica y se registre adecuadamente en los libros contables, acompañado de la documentación justificativa correspondiente. En cambio, los autónomos en régimen de módulos no pueden deducir este tipo de gastos, salvo que opten por cambiar a estimación directa. Es importante diferenciar el reembolso kilométrico de otras figuras como los gastos de locomoción, que engloban cualquier gasto de transporte público o privado por motivos laborales, y el plus de transporte, que compensa específicamente los desplazamientos entre el domicilio y el centro de trabajo habitual. El incumplimiento de la normativa fiscal en esta materia puede acarrear multas significativas, que pueden alcanzar hasta 10.000 euros por irregularidades en la documentación tributaria. Por ello, resulta fundamental mantener un registro exhaustivo, conservar todos los justificantes durante el periodo legalmente establecido y asegurarse de que los importes declarados se ajustan a los límites fiscales vigentes. Las empresas deben establecer políticas claras que especifiquen no solo las cuantías de reembolso, sino también los procedimientos de solicitud, los plazos de tramitación y los criterios de verificación, garantizando así la transparencia y el cumplimiento normativo en la gestión de estos gastos profesionales.